Perbedaan antara System Life Cycle dengan System Development Life Cycle

SYSTEM LIFE CYCLE

Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design. Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :

a)      Tahap Perencanaan

b)      Tahap Analisis

c)      Tahap Rancangan

d)      Tahap Penerapan

e)      Tahap Penggunaan

Empat tahap pertama dinamakan dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle – SDLC). Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu : 

1.      Tanggung Jawab Eksekutif Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.

2.      Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS) Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komiter tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM. Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :

1)      menetapkan kebijakan

2)      menjadi pengendali keuangan

3)      menyelasaikan pertentangan

Keuntungan yang dicapai:

Ø     Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.

Ø Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.

3.      Kepemimpinan Proyek Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Kegiatan tim tersebut diarahkan oleh seorang Pemimpin Proyek yang memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.

§         TAHAP PERENCANAAN

Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :

o      Menentukan lingkup dari proyek Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.

o      Mengenali berbagai area permasalahan potensial Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.

o       Mengatur urutan tugas. Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.

o       Memberikan dasar untuk pengendalian Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal. Langkah-langkahnya:

1)      Menyadari masalah Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.

2)      Mendefinisikan masalah Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.

3)      Menentukan tujuan system Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.

4)      Mengidentifikasi kendala system Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.

5)      Membuat studi kelayakan Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :

1.     Teknis; tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan?

2.     Pengembalian ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya?

3.      Pengembalian non ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?

4.      Hukum dan etika; akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hukum dan etika?

5.     Operasional; apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya?

6.      Jadwal; mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan? Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting dalam area pemakai. Menyiapkan usulan penelitian system Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan.

7.      Menyetujui atau menolak proyek penelitian Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan à keputusan teruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu:

a)      Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya?

b)     Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem? Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.

8.     Menetapkan mekanisme pengendalian Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project). Bentuk dari usulan penelitian sistem secara umum mencakup:

a)      Ikhtisar eksekutif

b)      Pendahuluan

c)      Tujuan dan kendala sistem

d)      Berbagai alternatif sistem yang mungkin

e)      Proyek penelitian sistem yang disarankan

§         TAHAP ANALISIS

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui. Adapun tahapannya yaitu:

1.      Mengumumkan Penelitian Sistem Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang:

a)      alasan perusahaan melaksanakan proyek

b)      bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.

2.      Mengorganisasikan Tim Proyek Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.

3.      Mendefinisikan Kebutuhan Informasi Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan:

Ø      Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.

Ø      Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.

Ø      Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.

Ø      Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan. Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.

4.      Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan:

o       Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;

o       Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;

o       Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).

§         TAHAP RANCANGAN

Menyiapkan Usulan Rancangan Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.

Menerima atau Menolak Proyek Rancangan Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

§         TAHAP PENERAPAN

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya yaitu :

1)      Merencanakan penerapan Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.

2)      Mengumumkan penerapan Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama mereka.

3)      Mendapatkan sumber daya perangkat keras Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal (RFP), yang berisi antara lain :

1.      Surat yang ditransmisikan

2.      Tujuan dan kendala sistem

3.      Rancangan sistem : deskripsi ringkasan, kriteria kerja, konfigurasi peralatan, dokumentasi sistem ringkasan, perkiraan volume transaksi, perkiraan ukuran file.

4.      Jadwal pemasangan

Selanjutnya mereka membuat usulan tertulis, bagaimana peralatan yang diusulkan akan membuat sistem mencapai kriteria kinerjanya. Ketika semua usulan telah diterima dan dianalisis, SC MIS memilih satu pemasok atau lebih. Spesialis informasi memberi dukungan bagi keputusn tersebut dengan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah disetujui, perusahaan melakukan pemesanan.

4)      Mendapatkan sumber daya perangkat lunak. Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal. Programmer dapat menyiapkan dokumentasi yang lebih rinci seperti flowchart atau bahasa semu (psedudo code) yang terstruktur, dilakukan pengkodean, dan pengujian program. Hasil akhirnya adalah software library dari program aplikasi. Jika peangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software) dibeli, pemilihan pemasok perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih pemasok perangkat keras, yaitu RFP dan Usulan.

5)      Menyiapkan database Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuks emua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database. Hal tersebut memerlukan pengumpulan data baru atau data yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru dan menggunakan sistem manajemen basis data (database management sistem – DBMS).

6)      Menyiapkan fasilitas fisik Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Sehingga pembangunan fasilitas tersebut merupakan tugas berat dan harus dijadualkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana proyek.

7)      Mendidik peserta dan pemakai Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat sistem bekerja. Mereka disebut dengan peserta, yang meliputi operator entry data, pegawai coding, dan pegawai administrasi lainnya. Semuanya harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan harus dijadualkan jauh setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.

8)      Menyiapkan usulan cutover Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai , tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakan cutover (dalam memo atau laporan lisan).

9)      Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui maka manajemen menentukan tanggal cutover. Namun, bila manajemen menolak maka manajemen menentukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelum cutover akan dipertimbangkan kembali, kemudian manajemen menjadualkan tanggal baru.

10)   Masuk ke sistem baru. Ada 4 pendekatan dasar (cutover), yaitu :

1. Percontohan (pilot) yaitu suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
2. Serentak (immediate) merupakan pendekatan yang paling sederhana yakni beralih dari sistem lama ke sistem baru pada saat yang ditentukan.
3. Bertahap (phased), sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu.
4. Paralel (parallel), mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Akan memberikan pengamanan yang paling baik terhadap kegagalan tetapi yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus dipertahankan. Cutover menandakan berakhirnya bagian pengembangan dari siklus hidup sistem. Penggunaan sistem dapat dimulai sekarang.

§         TAHAP PENGGUNAAN

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

1.      Menggunakan system Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

2.      Audit system Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

3.      Memelihara system Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni:

1)      Memperbaiki kesalahan

2)      Menjaga kemutakhiran sistem

3)      Meningkatkan sistem

4.      Menyiapkan usulan rekayasa ulang Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

5.      Menyetujui atau menolak rekayasa ulang system Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Guna memberi respon yang lebih baik bagi kebutuhan pemakai, spesialis informasi telah membuat modifikasi pada SLC, sehingga waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem dapat dikurangi. Hal tersebut yang banyak mendapat perhatian yaitu protipe (prototyping) dan pengembangan aplikasi cepat (Rapid Application Development – RAD).
Pada titik apakah dalam SLC seorang manajer berhak menentukan keputusan lanjutkan atau hentikan.

Dengan membaca seluruh tahap-tahap yang ada dalam siklus hidup system, jelas terlihat bahwa pada tahap perencanaan seorang manajer merencanakan dan menetapkan tujuan dari suatu organisasi atau system yang dilaksanakan. Fase ini dimulai dengan mendefinisikan masalah dan dilanjutkan dengan sistem penunjukan objektif dan paksaan. Di sini sistem analis memimpin studi yang mungkin terjadi dan mengemukakan pelaksanaannya pada manajer. Jadi, Pada tahap ini manajer berhak memutuskan untuk melanjutkan atau menghentikan suatu keputusan sebelum keputusan itu dijadikan planning atau rencana dalam mencapai tujuan system. Jika keputusannya adalah teruskan maka sistem akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain sebelum keputusan final diambil.

SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE

SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analisis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi:

a)      Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi

b)      Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan

c)      Menentukan permintaan pemakai sistem informasi

d)      Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik

e)      Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)

f)        Merancang sistem informasi baru

g)      Membangun sistem informasi baru

h)      Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru

i)        Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan

System Development Lyfe Cycle (SDLC) adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Ada beberapa model SDLC. Model yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Beberapa model lain SDLC misalnya fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize. Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda.

Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah:

1.      Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan

2.      Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem

3.      Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi

4.      Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan

5.      Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat

6.      Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat

Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya.

Kaji ulang yang dimaksud adalah pengujian yang sifatnya quality control, sedangkan pengujian di langkah kelima bersifat quality assurance. Quality control dilakukan oleh personal internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas sistem. Semua langkah dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan dan peningkatan fungsi sistem.