PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRASWASTAAN

PERENCANAAN ORGANISASI KEWIRASWASTAAN

Perencanaan organisasi adalah proses menentukan bagaimanan organisasi bisa mencapai tujuannya. Perencanaan adalah proses menentukan dengan tepat apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Dalam istilah resmi perencanaan didefinisikan sebagai perkembangan sistematis dari pogram tindakan yang ditunjukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan proses analisa, evaluasi, seleksi diantara peluang-peluang yang diprediksi terlebih dahulu. Perencanaan organisasi mempunyai dua maksud: perlindungan dan kesepakatan (protective dan affirmative).

1)      Keuntungan Program Perencanaan:

o       Membantu wiraswastawan berorientasi ke masa depan

o       Koordinasi keputusan

o       Menenkankan tujuan organisasional

2)      Kekurangan Program Perencanaan:

o       Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu manajemen

o       Manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan dalam perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen lainnya.

Aktivitas perencanaan bisa dibagi menjadi dua yaitu:

1.      Perencanaan strategis, yaitu perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada organisasi secara keseluruhan.

2.      Perencanaan taktis, yaitu perencanaan jangka pendek yang menekankan pada operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan.

Manajemen puncak dari suatu organisasi mempunyai tanggung jawab utama untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan apa tidak. Walaupun semua tingkatan manajemen terlibat dalam proses perencanaan, manajemen tingkat atas biasanya menggunakan waktu perencanaan yang lebih banyak dibandingkan manajemen tingkat bawah. Tipe perencanaan yang dilakukan manajemen berubah ketika manajer bergerak  ke posisi pada organisasi. Umumnya, manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek: manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka yang agak panjang dan manajemen puncak membuat perencanaan jangka panjang.

Adapun langkah-langkah dalam proses perencanaan yaitu:

ü      Menyatakan tujuan organisasi

ü      Memilih berbagai cara alternative untuk mencapai tujuan

ü      Mengembangkan premis yang menjadi dasar alternative

ü      Memilih alternative terbaik untuk mencapai tujuan

ü      Pengembangan rencana berdasarkan alternative yang dipilih

ü      Mengfungsikan rencana-rencana kedalam tindakan-tindakan

Ada tiga pendekatan untuk melaksanakan fungsi perencanaan

1.      Pendekatan Probabilitas Tinggi

Perencanaan menggunakan pendekatan probabilitas tinggi ditujukan langsung untuk menjamin tingkat keberhasilan yang bisa diterima dan juga tujuan organisasional dapat diukur

Keuntungan pendekatan probabilitas tinggi :

1.      Menghasilkan rencana yang tepat

2.      Perencana hanya memusatkan pada penemuan cara yang praktis untuk mendapatkan tingkat keberhasilan yang diinginkan

Kerugian pendekatan probabilitas tinggi : tidak mendorong rencana yg kreatif

2.      Pendekatan Maksimisasi

Perencana menggunakan pendekatan maksimisasi yang secara konstan menggunakan teknik kuantitatif dengan menggunakan model matematis

Melalui penggunaan model matematis, perencana pendekatan maksimisasi mencoba untuk :

1.      Meminimisasi sumber daya yang digunakan untuk mendapatkan tingkat prestasi tertentu

2.      Memaksimumkan prestasi yang dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia

3.      Mendapatkan keseimbangan biaya dan manfaat yang terbaik

Keuntungan Pendekatan Maksimisasi : secara kontinyu menekankan pada pencapaian keuntungan potensial dari organisasi dan menggunakan teknik kuantitatif untuk mengembangkan rencana-rencana.

Kerugian Pendekatan maksimisasi : memperlakukan seluruh komponen organisasi dapat dikualifikasikan dan diprediksi walau beberapa aspek organisasi tidak dapat diprediksi dan dikuantifikasikan (perilaku manusia).

3.      Pendekatan Adaptasi

Pendekatan Adaptasi menekankan pada perencanaan yang efektif dipusatkan untuk membantu organisasi menyesuaikan diri dengan variabel eksternal atau internal.

Perencana yang menggunakan Pendekatan Adaptasi :

1.      Melihat perubahan organisasional yang tidak dapat dihindari

2.      Antisipasi pada perubahan masa depan

3.      Menentukan dan  menganalisa organisasional bagaimana memodifikasi organisasi ketika untuk berubah

Keuntungan Pendekatan Adaptasi : berfokus pada lingkungan eksternal dan internal organisasi untuk memprediksi perubahan organisasional

Kerugian Pendekatan Adaptasi : penekanan yang kurang pada tujuan organisasi sehingga analisa dan perubahan yang dihasilkan merupakan akhir perencanaan daripada sebagai alat mencapai keberhasilan

Rencana – rencana

Suatu rencana merupakan  suatu tindakan tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Perencanaan, proses evaluasi semua informasi yang relevan, dan penilaian perkembangan masa depan yang mungkin, menghasilkan suatu pertanyaan mengenai arah tindakan yang direkomendasikan suatu rencana. Suatu rencana mempunyai empat dimensi besar:

1.      Perulangan dimensi yang menguraikan jangka dimana suatu rencana digunakan dari waktu ke waktu

2.      Waktu dimensi adalah jangka periode waktu yang diliput oleh rencana, baik jangka panjang maupun jangka pendek

3.      Jangkauan dimensi menguraikan bagian dari sistem manajemen total dimana rencana ditujukan

4.      Tingkatan dimensi menunjukkan tingkatan organisasi yang dirancang untuk tingkatan manajemen puncak, rencana tingkat menengah dan bawah untuk manajemen menengah dan bawah dimana sistem manajemen ini saling tergantung

Dengan menggunakan dimensi perulangan sebagai pedoman, rencana-rencana organisasi biasanya dibagi menjadi dua tipe rencana tetap dan rencana sekali pakai. Rencana tetap digunakan berulang-ulang karena rencana tersebut difokuskan pada situasi organisasional yang terjadi berulang-ulang, sementara rencana sekali pakai hanya digunakan sekali atau beberapa kali karena rencana tersebut difukuskan untuk berhubungan dengan situasi yang relative unik dalam organisasi. Rencana tetap bisa dibagi menjadi kebijaksanaan, prosedur, dan aturan, dam rencana sekali pakai bisa dibagi menjadi program dan anggaran.

Dalam membantu mengambangkan rencana-rencana, wiraswastawan menggunakan teknik alat-alat perencanaan yaitu:

1.      Peramalan (forecasting)

yaitu teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi operasi organisasi. Pentingnya peramalan terletak pada kemampuannya membantu wiraswastawan mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan organisasional untuk merumuskan rencana-rencana yang lebih efektif.

2.      Metode analisis runtun waktu

Digunakan untuk memprediksi penjualan dimasa mendatang dengan menganalisa hubungan historis antara waktu dan penjualan. Informasi menunjukkan hubungan antara waktu dan penjualan biasanya disajikan dalam bentuk grafik. Penyajian ini dengan jelas menunjukkan kecenderungan dimasa lalu, yang biasa digunakan untuk meramalkan penjualan dimasa mendatang.

3.      Penjadwalan

Proses perumusan daftar aktivitas yang mendetail yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas tersebut merupakan bagian internal dari rencana organisasional.

4.      Peta Gannt Chart

Dikembangkan oleh Hendry L. Gannt. Merupakan diagram balok (bar graph) dengan waktu pada sumbu horizontal dan sumber daya yang dijadwalkan berada pada sumbu vertical.

5.      PERT (Program Evaluation and Review Techinique)

Jaringan aktivitas proyek yang menunjukkan baik estimasi waktu yang diperlukan dalam proyek, maupun hubungan berangkai antara aktivitas-aktivias yang harus diikuti untuk menyelesaikan proyek.

6.      Jalur Kritis

Merupakan rangkaian dari peristiwa dan aktivitas yang memerlukan peride waktu paling lama untuk diselesaikan.